Brakowanie dokumentów w archiwum zakładowym

Na czym polega brakowanie dokumentów i jak je prawidłowo przeprowadzić? To pytanie zadawane przez wiele firm, którym zaczyna brakować miejsca w archiwum zakładowym, bądź składnicy akt.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na wydzieleniu i przekazaniu do zniszczenia tej części dokumentacji, której zgodnie z obowiązującymi przepisami, okres przechowywania upłynął oraz która straciła swoje praktyczne zastosowanie dla danej instytucji, firmy.

W pierwszej kolejności archiwista dokonuje przeglądu spisów zdawczo-odbiorczych i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej do brakowania lub ekspertyzy archiwalnej. Dokonuje się również porównania pod kątem zgodności opisu teczek z ich faktyczną zawartością.

Następny krok to stworzenie spisów dokumentacji, przeznaczonej do zniszczenia.

W przypadku kiedy nie dysponujemy ewidencją dokumentacji, należy dokonać spisu z natury.

Dokumentacji wydzielonej do brakowania, należy nadać odpowiedni układ tj. połączyć te same rodzaje akt występujących w kilku spisach zdawczo-odbiorczych tej samej komórki organizacyjnej w jedną pozycję spisu, zsumować liczbę teczek, ułożyć akta chronologicznie w kolejności haseł klasyfikacyjnych z wykazu akt.

Spisy dokumentacji sporządza się oddzielnie dla każdej jednostki organizacyjnej, która wytworzyła akta, będące przedmiotem procedury brakowania.

Spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia należy przedłożyć Komisji ds. brakowania dokumentacji. Komisję taką powinni tworzyć:

• archiwista,

• bezpośredni zwierzchnik archiwum zakładowego,

• przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu.

Komisja powinna ocenić czy dokumentacja ujęta na spisie nie jest już faktycznie przydatna dla celów praktycznych działania zakładu.

Następnie sporządzane są protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, w których powinny znaleźć się informację o ilości brakowanych akt (w metrach bieżących) oraz podstawa kwalifikacji dokumentacji. Protokoły sporządza się oddzielnie dla każdego spisu brakowanej dokumentacji. Na koniec protokoły zostają przedłożone dyrektorowi do akceptacji.

Akta przeznaczone do wybrakowania, należy przechowywać do czasu uzyskania zgody na zniszczenie, miejscowego właściwego archiwum państwowego. Dopiero po otrzymaniu takiej zgody, archiwista może przekazać dokumenty do właściwego zniszczenia.

Jeżeli decydujemy się na skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, która profesjonalnie dokona zniszczenia dokumentów, pamiętajmy, że firma ta powinna nam przekazać protokół potwierdzający zniszczenie akt, najlepiej z uwzględnieniem wg jakiej normy i stopnia tajności dokonano utylizacji.