Jak urządzić lokal archiwum zakładowego?
Przedsiębiorstwa państwowe, jednostki budżetowe, a także firmy prywatne, które wytwarzają dokumenty archiwalne, są zobowiązane do zorganizowania archiwum zakładowego. Inaczej jest, kiedy wytwarzają jedynie dokumenty niearchiwalne, czyli Kat. B. W tym przypadku wystarczy, jeżeli przedsiębiorstwo lub jednostka budżetowa będzie posiadała składnicę akt. Zarówno archiwum, jak i składnica akt, powinny zabezpieczać przechowywaną dokumentację przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz kradzieżą.
Jednakże, aby było to możliwe, pomieszczenia w których zostaną zorganizowane muszą spełniać określone warunki:
I. Usytuowanie lokalu archiwalnego:
- Na terenie nie zalewowym
- Na parterze lub piętrze budynku (uwzględniając wytrzymałość stropów)
- W wyjątkowych okolicznościach w piwnicy, jednak pod warunkiem że piwnica jest sucha, posiada wentylacje oraz nie znajdują się w niej żadne rury wodno-kanalizacyjne ani grzewcze
- Lokal archiwum powinien być suchy, posiadać dobrą wentylację i zapewniać odpowiednią temperaturę i wilgotność przez cały rok
- Powinien zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej
II. Zabezpieczenia:
- Alarm przeciwpożarowy
- Sprzęt przeciwpożarowy taki jak gaśnice
- Ogniotrwałe worki do ewakuacji dokumentacji
- Ogniotrwałe i antywłamaniowe drzwi
- Alarm antywłamaniowy lub całodobowy monitoring
- Okna zabezpieczone kratami lub szybami antywłamaniowymi
III. Wyposażenie:
- Regały metalowe stacjonarne lub przesuwne – ustawione być powinny prostopadle do okien, a odstępy między nimi powinny wynosić min. 80 cm
- Oświetlenie powinno być osłonięte kloszami i rozmieszczone w przejściach między regałami
- Termometr i Higrometr kontrolujące temperaturę i wilgotność, przy czym wyniki powinny być rejestrowane każdego dnia w książce kontrolnej
- Drabinka lub schodki umożliwiające dostęp do najwyższych półek
- Zamykana szafa do przechowywania materiałów ewidencyjnych zasobu archiwum
- Osobne pomieszczenie przeznaczone dla archiwisty i z miejscem do przeglądania akt. Jeśli lokal na to nie pozwala, dopuszcza się by miejsce pracy archiwisty i miejsce do udostępniania akt było zlokalizowane w magazynach archiwalnych
Co jednak w sytuacji kiedy warunki lokalowe nie dają możliwości na stworzenie tak przygotowanego archiwum? Łatwo też sobie wyobrazić sytuację, kiedy to koszty utrzymania bądź wynajmu lokalu w centrum miasta są na tyle duże, że przeznaczanie pomieszczenia na potrzeby składnicy akt jest zbyt drogie. W takiej sytuacji warto pomyśleć o skorzystaniu z usług firm zewnętrznych. Istnieją bowiem prywatne archiwa dysponujące odpowiednimi powierzchniami i możliwościami, które mogą przyjąć na przechowanie nasze firmowe dokumenty. Takie prywatne archiwa najczęściej znajdują się poza drogimi centrami miast, dzięki czemu mogą zaoferować atrakcyjne stawki za przechowywanie u siebie naszych dokumentów. Firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów najczęściej świadczą także inne usługi związane z obsługą dokumentów. Oddając dokumenty do takiej firmy możemy liczyć na ich uporządkowanie i zarchiwizowanie, czyli odpowiednie zakwalifikowanie do kategorii archiwalnych i sklasyfikowanie przez specjalistów w tym zakresie. Na koniec możemy także liczyć, że nasze dokumenty zostaną profesjonalnie zniszczone po upływie określonego przepisami okresu. Dlatego też usługi tego typu prywatnych archiwów mogą być bardzo ciekawą propozycją i alternatywą.
Jeśli zdecydujemy się już na usługi firmy zewnętrznej to przy wyborze konkretnej firmy należy pamiętać, że jeżeli wśród przekazywanych na przechowanie dokumentów, znajdują się także dokumenty osobowo-płacowe, to wówczas firma taka musi posiadać dodatkowe uprawnienia do ich przechowywania. Firmy które są do tego uprawione znajdziemy na liście przechowawców dokumentacji osobowo-płacowej Marszałka Województwa.