Postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji firmy.

Przedsiębiorco! Zastanawiałeś się kiedyś, co zrobić z dokumentacją osobowo-płacową w przypadku likwidacji swojej firmy? Gdzie i jak długo przechowywać najważniejsze dokumenty? Już dziś zapoznaj się z najnowszymi prawnymi doniesieniami w sprawie przechowywania i archiwizacji dokumentów firmowych!

Wiele osób uważa, że jednoosobowe działalności lub firmy zatrudniające kilku pracowników rządzą się swoimi prawami i przechowywanie, czy archiwizacja dokumentów ich nie dotyczy. Nic bardziej mylnego! Każda zarejestrowana działalność traktowana jest wedle jednakowych zasad i tym samym obowiązkiem każdej osoby fizycznej likwidującej działalność, jest przekazanie do przechowania swoich dokumentów kadrowych.

Ponadto, pracodawcy zobowiązani są do przechowywania w szczególnych warunkach dokumentów, na podstawie których, następują ustalenia wymiaru emerytury lub renty. Dokumenty tego typu należy przechowywać przez okres 50 lat, zabezpieczając je przed zniszczeniem lub uszkodzeniem.

Okres przechowywania tego typu dokumentów jest liczony od:

dnia ustania stosunku pracy – w przypadku akt osobowych
dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej

A jeśli aktualnie prowadzimy działalność?

Inaczej jest, jeśli aktualnie prowadzimy działalność. W tym przypadku, możemy samodzielnie przechowywać dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Musimy jednak pamiętać, że w przypadku ogłoszenia upadłości swojej firmy lub jej całkowitej likwidacji, zobowiązani jesteśmy, wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania. Dodatkowo, musimy zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentów. Wynika to z art. 51u ust. 1 ustawy o archiwach. Ważnym jest, że wybrany podmiot musi posiadać wpis na listę wojewody, uprawniający go, do przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej.

Jak długi okres czasu powinniśmy przechowywać dokumentację pomocniczą i operacyjno-obliczeniową?

Dokumentacja pomocnicza i operacyjno-obliczeniowa służąca do sporządzenia list płac, niebędąca dowodem księgowym, może być przechowywana przez okres 5 lat. Natomiast kopie wydanych zaświadczeń o płacach i ich rejestry, wystarczy przechowywać przez 3 lata.

Jak postąpić w sytuacji kiedy przedsiębiorca nie ma środków finansowych by opłacić cały 50-letni okres przechowywania dokumentów?

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy, niemożności zapewnienia środków na finansowanie dalszego przechowywania, dokumentację może przejąć archiwum państwowe. Jednak przed wydaniem postanowienia, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego, właściwego siedzibie przedsiębiorcy, o jego stanie majątkowym. Jeżeli właściciel firmy nie jest w stanie zapewnić środków na przechowywanie dokumentacji, musi wystąpić z wnioskiem do sądu rejestrowego o wydanie postanowienia, na podstawie którego dokumentację przejmuje archiwum państwowe – art. 51u–51w ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Na co jeszcze należy zwrócić uwagę?

Dokumentacja przekazywana przez przedsiębiorcę do dalszego przechowywania, musi być wcześniej uporządkowana, zgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

W sytuacji kiedy pracodawca nie posiada odpowiedniej wiedzy by samodzielnie przygotować dokumenty do przekazania, ani nie posiada pracownika z odpowiednim przygotowaniem, może skorzystać z pomocy specjalistycznych firm zewnętrznych zajmujących się porządkowaniem i archiwizacją dokumentów. W trakcie takich prac, często okazuje się, że część z dokumentacji kwalifikuje się do wybrakowania i zniszczenia. Dzięki temu, często znacznie zmniejsza się ilość dokumentów, a tym samym zmniejszają się koszty, jakie przedsiębiorca będzie musiał ponieść, oddając dokumenty na przechowanie.

Pamiętajmy także, że usługi archiwizacji oraz przechowywania dokumentów objęte są 23% podatkiem VAT. Dlatego też, warto zadbać o odpowiednie przygotowanie dokumentów do przekazania z wyprzedzeniem, tak aby zdążyć z odzyskaniem podatku.