Zamknięcie działalności gospodarczej, szczególnie prowadzonej w formie spółki, wiąże się z wieloma formalnościami. Jednym z kluczowych zagadnień, o którym nie można zapomnieć, jest odpowiednie postępowanie z dokumentacją osobową i płacową. Niewłaściwe zarządzanie tymi dokumentami może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, dlatego warto zadbać o ich prawidłowe zabezpieczenie. W tym artykule przedstawimy praktyczne wskazówki dotyczące przechowywania dokumentacji po zamknięciu działalności gospodarczej.

Obowiązek przechowywania dokumentacji

Każda firma, niezależnie od formy prawnej, ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez określony czas. W przypadku dokumentacji osobowej i płacowej okres ten wynosi:

• 50 lat – dla dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed 1 stycznia 2019 roku,
• 10 lat – dla dokumentacji wytworzonej po 1 stycznia 2019 roku, pod warunkiem zgłoszenia przez pracodawcę formularza ZUS RIA oraz ZUS OSW do ZUS.

Warto pamiętać, że istnieją sytuacje wynikające z przepisów okresu przejściowego. Dokumentacja wytworzona w latach 1999–2018 może być przechowywana przez okres 10 lat, jeśli spełnione zostaną określone wymogi formalne, takie jak przesłanie odpowiednich zgłoszeń do ZUS.

Należy również pamiętać, że dokumentacja musi być przechowywana w warunkach zapewniających jej trwałość oraz bezpieczeństwo danych osobowych.

Co się dzieje z dokumentacją przy zamknięciu firmy?

W przypadku zamknięcia działalności gospodarczej, odpowiedzialność za dokumentację osobową i płacową pozostaje po stronie byłego pracodawcy lub likwidatora spółki. Konieczne jest podjęcie kroków mających na celu zabezpieczenie tych dokumentów, w tym:

1. Przekazanie dokumentacji do archiwum – Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest powierzenie dokumentów profesjonalnej firmie archiwizacyjnej. Takie firmy dysponują odpowiednimi zasobami technicznymi oraz znajomością przepisów, co zapewnia prawidłowe przechowywanie dokumentacji.
2. Powiadomienie pracowników – Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie byłych pracowników o miejscu przechowywania dokumentów. Informacja ta może być kluczowa w przypadku ubiegania się o świadczenia emerytalne lub inne prawa.
3. Brakowanie dokumentacji – Nie wszystkie dokumenty muszą być oddane na przechowanie. Część z nich, po upływie określonych okresów przechowywania, może nadawać się do brakowania. Proces ten wymaga jednak odpowiedzialnego podejścia, aby zapewnić bezpieczeństwo danych. Warto powierzyć profesjonalnej firmie zniszczenie dokumentów, co gwarantuje zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.

Dokumentacja a różne formy spółek

W przypadku zamykania działalności prowadzonej w formie spółek, procedury mogą się różnić w zależności od rodzaju spółki:

• Spółka z o.o. – Dokumentacją zajmuje się likwidator. Jest on zobowiązany do zabezpieczenia dokumentów i może zlecić ich przechowywanie profesjonalnej firmie.
• Spółka akcyjna – W przypadku likwidacji, dokumentacja powinna być przechowywana w zgodzie z wytycznymi kodeksu spółek handlowych.
• Spółka cywilna – Obowiązek zabezpieczenia dokumentów leży na wspólnikach.

Dlaczego warto powierzyć dokumentację profesjonalnej firmie?

Firmy zajmujące się archiwizacją dokumentów oferują kompleksowe usługi, które obejmują:

• bezpieczne przechowywanie dokumentów zgodnie z przepisami prawa,
• możliwość szybkiego dostępu do dokumentów w razie potrzeby,
• fachowe doradztwo w zakresie zarządzania dokumentacją.

Wybierając taką firmę, masz pewność, że dokumentacja Twojej firmy będzie odpowiednio zabezpieczona i dostępna na żądanie.

Podsumowanie

Zamknięcie działalności gospodarczej to moment, w którym należy szczególnie zadbać o dokumentację osobową i płacową. Powierzenie tego zadania profesjonalnej firmie archiwizacyjnej to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim gwarancja zgodności z przepisami prawa. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz pomocy w przechowywaniu dokumentacji, skontaktuj się z nami – z przyjemnością doradzimy i zadbamy o Twoje dokumenty!