Brakowanie dokumentów to kluczowy etap w procesie zarządzania dokumentacją, polegający na niszczeniu dokumentów, które utraciły swoją wartość prawną, operacyjną lub archiwalną. Odpowiednie podejście do brakowania pozwala nie tylko spełnić wymogi prawne, ale również zoptymalizować przestrzeń biurową i zredukować koszty przechowywania dokumentów.

W 2025 roku wiele firm i instytucji stanie przed pytaniem, które dokumenty można już bezpiecznie niszczyć. W tym artykule przedstawimy krótko podstawy brakowania dokumentów, wytłumaczymy jakie dokumenty z jakich lat można brakować w 2025 roku oraz jak zewnętrzna firma specjalizująca się w archiwizacji i niszczeniu dokumentów może pomóc w tym procesie.

Czym jest brakowanie dokumentów?

Brakowanie dokumentów to proces, który pozwala na niszczenie dokumentów po upływie okresu ich przechowywania. W Polsce terminy przechowywania dokumentacji regulowane są przepisami prawa, takimi jak ustawa o rachunkowości, Kodeks pracy czy przepisy podatkowe. Aby zapobiec potencjalnym konsekwencjom prawnym, należy upewnić się, że dany dokument rzeczywiście można zniszczyć.

Jakie dokumenty można niszczyć w 2025 roku?

W 2025 roku możliwe jest brakowanie dokumentów, których okres przechowywania zgodnie z przepisami prawa minął. Oto przykłady:

1. Dokumenty księgowe i finansowe

• Zgodnie z ustawą o rachunkowości dokumenty finansowe, takie jak np. faktury, muszą być przechowywane przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.
• W 2025 roku można niszczyć dokumenty księgowe za rok obrotowy 2018 i wcześniejsze.

2. Dokumentacja podatkowa

• Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, takie jak deklaracje VAT, PIT czy CIT, muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• W 2025 roku możliwe jest brakowanie dokumentacji podatkowej z roku 2018 i wcześniejszych.

3. Umowy i dokumentacja projektowa

• Umowy, protokoły i inne dokumenty projektowe zwykle przechowywane są przez 5 lub 10 lat, w zależności od specyfiki. W 2025 roku można zatem brakować umowy, które wygasły w 2018 roku i wcześniej, jeśli nie są już potrzebne do celów prawnych.

Czy warto skorzystać z usług zewnętrznej firmy?

Brakowanie dokumentów, zwłaszcza w dużych organizacjach, może być czasochłonnym i skomplikowanym procesem. Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na współpracę z zewnętrznymi specjalistami w zakresie archiwizacji dokumentów i ich bezpiecznego niszczenia.

Korzyści współpracy z zewnętrzną firmą:

1. Profesjonalna archiwizacja dokumentów: Specjaliści pomogą w ocenie, które dokumenty mogą zostać zniszczone, a które muszą być jeszcze przechowywane.
2. Zgodność z przepisami: Firma archiwizacyjna zadba o zgodność procesu brakowania z obowiązującymi regulacjami prawnymi.
3. Bezpieczeństwo niszczonych dokumentów: Zewnętrzne firmy dysponują profesjonalnymi niszczarkami i procesami, które gwarantują, że żadne dane nie trafią w niepowołane ręce.
4. Oszczędność czasu i kosztów: Outsourcing tego procesu pozwala firmom skupić się na kluczowych dla nich działaniach biznesowych, pozostawiając proces brakowania i niszczenia specjalistą w swojej dziedzinie.
5. Minimalizacja ryzyka: Profesjonalne podejście redukuje ryzyko popełnienia błędu, który mógłby skutkować konsekwencjami prawnymi.

Jak przebiega proces brakowania dokumentów?

1. Weryfikacja dokumentacji: Sprawdzenie, które dokumenty mogą być brakowane, a które nadal muszą być przechowywane.
2. Sporządzenie protokołu brakowania: Dokumentacja procesu, w tym spis oddawanych do niszczenia dokumentów.
3. Bezpieczne niszczenie: Dokumenty są niszczone zgodnie z przepisami, np. poprzez rozdrabnianie na profesjonalnych, przemysłowych niszczarkach z zapewnieniem wymogów RODO.
4. Potwierdzenie zniszczenia: Po zakończeniu procesu zewnętrzna firma wydaje certyfikat potwierdzający niszczenie dokumentów.

Podsumowanie

Brakowanie dokumentów to nieodłączny element zarządzania dokumentacją w każdej organizacji. W 2025 roku firmy mogą oddać do zniszczenia dokumenty nawet z lat 2018 jak i wcześniejszych, o ile ich okres przechowywania zgodnie z przepisami dobiegł końca. Aby cały proces przebiegł zgodnie z przepisami, warto skorzystać z pomocy zewnętrznych firm specjalizujących się w archiwizacji i niszczeniu dokumentów.

Zarówno archiwizacja dokumentów, jak i ich niszczenie wymagają profesjonalnego podejścia – inwestycja w takie usługi pozwala zaoszczędzić czas, minimalizować ryzyko i zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi. Jeśli więc zastanawiasz się, jak zorganizować brakowanie dokumentów w Twojej firmie, współpraca z ekspertami może być najlepszym rozwiązaniem. 

Już teraz możesz skontaktować się z nami pod adresem archiwum@archizet.pl i dowiedzieć się jak możemy pomóc.