Brakowanie dokumentacji w 2022 r.
Co roku w każdej firmie przychodzi taki okres, gdy zostaje zakończone rozliczenie finansowe poprzedniego roku działalności i tym samym dział finansowy może odetchnąć z ulgą.
Czy to jednak aby na pewno koniec działań z tym związanych?
Niestety nie. Po rozliczeniu ubiegłego roku, dysponujemy bowiem dokumentacją księgową, którą należy przekazać do firmowego archiwum lub składnicy akt. Właśnie w tym momencie w wielu firmach pojawia się problem przepełnionego archiwum i braku miejsca na kolejne segregatory z dokumentami.
W takiej sytuacji, najprostszym rozwiązaniem jest wyselekcjonowanie z zasobu firmowego archiwum bądź składnicy akt, kolejnego rocznika dokumentów, który zgodnie z obowiązującymi przepisami może zostać przekazany do utylizacji.
Warto zapamiętać, że w 2022 roku możemy śmiało oddać do zniszczenia dokumenty księgowe kategorii archiwalnej B5 wytworzone w 2015 roku oraz oczywiście starsze.
Jeżeli w celu utylizacji dokumentów, zdecydujemy się na skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, która profesjonalnie dokona zniszczenia naszych dokumentów, miejmy na uwadze, że firma ta powinna nam przekazać protokół potwierdzający zniszczenie akt, najlepiej z uwzględnieniem normy i stopnia tajności w jakiej dokonano utylizacji.
Bezwzględnie musimy też pamiętać, że jeżeli jesteśmy firmą/jednostką podległą pod nadzór Archiwum Państwowego, musimy najpierw uzyskać zgodę z tego Archiwum.
Dopiero po otrzymaniu takiej zgody, archiwista może bezpiecznie przekazać dokumenty do zniszczenia.