Jak urządzić lokal archiwum zakładowego?

Jak urządzić lokal archiwum zakładowego?

 

archiwizacja dokumentów archizet.plPrzedsiębiorstwa państwowe, jednostki budżetowe, a także firmy prywatne,  które wytwarzają dokumenty archiwalne, są zobowiązane do zorganizowania archiwum zakładowego. Inaczej jest, kiedy wytwarzają jedynie dokumenty niearchiwalne, czyli Kat. B. W tym przypadku wystarczy, jeżeli przedsiębiorstwo lub jednostka budżetowa będzie posiadała składnicę akt. Zarówno archiwum, jak i składnica akt, powinny zabezpieczać przechowywaną dokumentację przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz kradzieżą.

Jednakże, aby było to możliwe, pomieszczenia w których zostaną zorganizowane muszą spełniać określone warunki:

I. Usytuowanie lokalu archiwalnego:

  • Na terenie nie zalewowym
  • Na parterze lub piętrze budynku (uwzględniając wytrzymałość stropów)
  • W wyjątkowych okolicznościach w piwnicy, jednak pod warunkiem że piwnica jest sucha, posiada wentylacje oraz nie znajdują się w niej żadne rury wodno-kanalizacyjne ani grzewcze
  • Lokal archiwum powinien być suchy, posiadać dobrą wentylację i zapewniać odpowiednią temperaturę i wilgotność przez cały rok
  • Powinien zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej

II. Zabezpieczenia: 

  • Alarm przeciwpożarowy
  • Sprzęt przeciwpożarowy taki jak gaśnice
  • Ogniotrwałe worki do ewakuacji dokumentacji
  • Ogniotrwałe i antywłamaniowe drzwi
  • Alarm antywłamaniowy lub całodobowy monitoring
  • Okna zabezpieczone kratami lub szybami antywłamaniowymi

III. Wyposażenie:

  • Regały metalowe stacjonarne lub przesuwne – ustawione być powinny prostopadle do okien, a odstępy między nimi powinny wynosić min. 80 cm
  • Oświetlenie powinno być osłonięte kloszami i rozmieszczone w przejściach między regałami
  • Termometr i Higrometr kontrolujące temperaturę i wilgotność, przy czym wyniki powinny być rejestrowane każdego dnia w książce kontrolnej
  • Drabinka lub schodki umożliwiające dostęp do najwyższych półek
  • Zamykana szafa do przechowywania materiałów ewidencyjnych zasobu archiwum
  • Osobne pomieszczenie przeznaczone dla archiwisty i z miejscem do przeglądania akt. Jeśli lokal na to nie pozwala, dopuszcza się by miejsce pracy archiwisty i miejsce do udostępniania akt było zlokalizowane w magazynach archiwalnych

 

Co jednak w sytuacji kiedy warunki lokalowe nie dają możliwości na stworzenie tak przygotowanego archiwum? Łatwo też sobie wyobrazić sytuację, kiedy to koszty utrzymania bądź wynajmu lokalu w centrum miasta są na tyle duże, że przeznaczanie pomieszczenia na potrzeby składnicy akt jest zbyt drogie. W takiej sytuacji warto pomyśleć o skorzystaniu z usług firm zewnętrznych. Istnieją bowiem prywatne archiwa dysponujące odpowiednimi powierzchniami i możliwościami, które mogą przyjąć na przechowanie nasze firmowe dokumenty. Takie prywatne archiwa najczęściej znajdują się poza drogimi centrami miast, dzięki czemu mogą zaoferować atrakcyjne stawki za przechowywanie u siebie naszych dokumentów. Firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów najczęściej świadczą także inne usługi związane z obsługą dokumentów.  Oddając dokumenty do takiej firmy możemy liczyć na ich uporządkowanie i zarchiwizowanie, czyli odpowiednie zakwalifikowanie do kategorii archiwalnych i sklasyfikowanie przez specjalistów w tym zakresie. Na koniec możemy także liczyć, że nasze dokumenty zostaną profesjonalnie zniszczone po upływie określonego przepisami okresu. Dlatego też usługi tego typu prywatnych archiwów mogą być bardzo ciekawą propozycją i alternatywą.

Jeśli zdecydujemy się już na usługi firmy zewnętrznej to przy wyborze konkretnej firmy należy pamiętać, że jeżeli wśród przekazywanych na przechowanie dokumentów, znajdują się także dokumenty osobowo-płacowe, to wówczas firma taka musi posiadać dodatkowe uprawnienia do ich przechowywania. Firmy które są do tego uprawione znajdziemy na liście przechowawców dokumentacji osobowo-płacowej Marszałka Województwa.

Spread the word. Share this post!