Kwalifikacja dokumentów kategorii „B”

Kwalifikacja dokumentów kategorii „B”

W sierpniowym artykule przedstawiliśmy na czym polegają podstawy archiwizacji oraz kwalifikowania dokumentów. Teraz omówimy dokładniej jakie materiały niearchiwalne kwalifikujemy do poszczególnych kategorii „B”. Dla przypomnienia są to dokumenty, które posiadają czasową wartość praktyczną. Cyfry arabskie przy literze „B” którymi oznaczone są poszczególne kategorie są tożsame z liczbą lat przez które dane dokumenty mamy obowiązek przechowywać.

Oto przykłady rodzajów dokumentacji, kwalifikowanej do dokumentacji niearchiwalnej (Kat. B):

Kat. B50

  • Umowy o prace zlecone i o dzieło (ze składką ZUS)
  • Akta osobowe pracowników w jednostkach, które nie są zakwalifikowane jako wytwarzające materiały archiwalne
  • Listy płac i kartoteki zarobkowe
  • Karty zasiłkowe
  • Dokumentacja szkoleń pracowników m.in. protokoły egzaminacyjne i świadectwa

Kat. BE50

  • Ewidencja zbioru bibliotecznego
  • Akta osobowe pracowników w jednostkach zakwalifikowanych jako wytwarzające materiały archiwalne (przed ekspertyzą archiwalną)

Kat. B25

  • Najważniejsza dokumentacja państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, która byłaby kwalifikowana do Kat. A, gdyby jednostki te były kwalifikowane jako wytwarzające materiały archiwalne

Kat. B20

  • Dokumentacja medyczna

Kat. B10

  • Akty normatywne władz i jednostek nadrzędnych
  • Dokumentacja spraw sądowych cywilnych i spraw sądowo-administracyjnych
  • Dokumentacja dotycząca planowania i sprawozdawczości (wszelkiego rodzaju sprawozdania i analizy kompleksowe i problemowe)
  • Dokumentacja wypadków (poza zbiorowymi, śmiertelnymi czy powodującymi inwalidztwo)
  • Dokumentacja dot. ubezpieczeń zbiorowych pracowników oraz ubezpieczeń rzeczowych
  • Dokumentacja podatków i opłat publicznych dot. nieruchomości
  • Dokumentacja szkół i placówek oświatowych (np. wnioski i decyzje w sprawie nauki, dok. wypadków i ubezpieczeń)

Kat. B5

  • Dokumentacja dot. organizacji władz (statuty, regulaminy itp.)
  • Wzory formularzy
  • Dokumentacja spraw sądowych karnych
  • Dokumentacja dot. planowania i sprawozdawczości (np. instrukcje jednostek nadrzędnych, projekty wstępne, plany pracy)
  • Książki kontroli
  • Umowy o prace zlecone i o dzieło (bez składek ZUS)
  • Dokumentacja związana z obsługą staży, praktyk, studiów podyplomowych i specjalizacji pracowników
  • Dokumentacja dot. spraw socjalno-bytowych
  • Dokumentacja dot. ubezpieczeń osobowych pracowników
  • Dokumentacja techniczna obiektów typowych (okres przechowywania liczy się dopiero od momentu zniszczenia bądź utraty obiektu)
  • Dokumentacja dot. wykonawstwa i odbioru inwestycji
  • Dokumentacja dot. przydziału i najmu lokali i nieruchomości
  • Dokumentacja finansowo-księgowa (księgi, rejestry, dzienniki, dowody księgowe itp.)
  • Dokumentacja księgowości materiałowo-towarowej
  • Materiały źródłowe służące do wyliczania wysokości płac
  • Dokumentacja z inwentaryzacji

Kat. B3

  • Dokumentacja spraw sądowych gospodarczych
  • Skargi i wnioski
  • Zwolnienia lekarskie
  • Wnioski urlopowe, listy obecności

Kat. B2

  • Dokumentacja związana z reprezentacją własnej jednostki (np. zaproszenia, życzenia, podziękowania itp.)
  • Dokumentacja dot. zapotrzebowania, zatrudniania i zwalniania pracowników
  • Wnioski o emerytury i renty

Kat. Bc

  • Dokumentacja wtórna, jeżeli istnieją jej odpowiedniki w oryginale (dokumenty te mogą zostać zniszczone bezpośrednio po ich wykorzystaniu i utracie wartości użytkowej).

Spread the word. Share this post!