W sierpniowym artykule przedstawiliśmy na czym polegają podstawy archiwizacji oraz kwalifikowania dokumentów. Teraz omówimy dokładniej jakie materiały niearchiwalne kwalifikujemy do poszczególnych kategorii „B”. Dla przypomnienia są to dokumenty, które posiadają czasową wartość praktyczną. Cyfry arabskie przy literze „B” którymi oznaczone są poszczególne kategorie są tożsame z liczbą lat przez które dane dokumenty mamy obowiązek przechowywać.
Oto przykłady rodzajów dokumentacji, kwalifikowanej do dokumentacji niearchiwalnej (Kat. B):
Kat. B50
Umowy o prace zlecone i o dzieło (ze składką ZUS)
Akta osobowe pracowników w jednostkach, które nie są zakwalifikowane jako wytwarzające materiały archiwalne
Listy płac i kartoteki zarobkowe
Karty zasiłkowe
Dokumentacja szkoleń pracowników m.in. protokoły egzaminacyjne i świadectwa
Kat. BE50
Ewidencja zbioru bibliotecznego
Akta osobowe pracowników w jednostkach zakwalifikowanych jako wytwarzające materiały archiwalne (przed ekspertyzą archiwalną)
Kat. B25
Najważniejsza dokumentacja państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, która byłaby kwalifikowana do Kat. A, gdyby jednostki te były kwalifikowane jako wytwarzające materiały archiwalne
Kat. B20
Dokumentacja medyczna
Kat. B10
Akty normatywne władz i jednostek nadrzędnych
Dokumentacja spraw sądowych cywilnych i spraw sądowo-administracyjnych
Dokumentacja dotycząca planowania i sprawozdawczości (wszelkiego rodzaju sprawozdania i analizy kompleksowe i problemowe)
Dokumentacja wypadków (poza zbiorowymi, śmiertelnymi czy powodującymi inwalidztwo)
Dokumentacja dot. ubezpieczeń zbiorowych pracowników oraz ubezpieczeń rzeczowych
Dokumentacja podatków i opłat publicznych dot. nieruchomości
Dokumentacja szkół i placówek oświatowych (np. wnioski i decyzje w sprawie nauki, dok. wypadków i ubezpieczeń)
Kat. B5
Dokumentacja dot. organizacji władz (statuty, regulaminy itp.)
Wzory formularzy
Dokumentacja spraw sądowych karnych
Dokumentacja dot. planowania i sprawozdawczości (np. instrukcje jednostek nadrzędnych, projekty wstępne, plany pracy)
Książki kontroli
Umowy o prace zlecone i o dzieło (bez składek ZUS)
Dokumentacja związana z obsługą staży, praktyk, studiów podyplomowych i specjalizacji pracowników
Dokumentacja dot. spraw socjalno-bytowych
Dokumentacja dot. ubezpieczeń osobowych pracowników
Dokumentacja techniczna obiektów typowych (okres przechowywania liczy się dopiero od momentu zniszczenia bądź utraty obiektu)
Dokumentacja dot. wykonawstwa i odbioru inwestycji
Dokumentacja dot. przydziału i najmu lokali i nieruchomości
Materiały źródłowe służące do wyliczania wysokości płac
Dokumentacja z inwentaryzacji
Kat. B3
Dokumentacja spraw sądowych gospodarczych
Skargi i wnioski
Zwolnienia lekarskie
Wnioski urlopowe, listy obecności
Kat. B2
Dokumentacja związana z reprezentacją własnej jednostki (np. zaproszenia, życzenia, podziękowania itp.)
Dokumentacja dot. zapotrzebowania, zatrudniania i zwalniania pracowników
Wnioski o emerytury i renty
Kat. Bc
Dokumentacja wtórna, jeżeli istnieją jej odpowiedniki w oryginale (dokumenty te mogą zostać zniszczone bezpośrednio po ich wykorzystaniu i utracie wartości użytkowej).
